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Registro Municipal de Actividades de Tratamiento

El art. 24 del Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679), en adelante RGPD, consagra el principio de responsabilidad activa, en virtud del cual, el responsable del tratamiento aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de garantizar y poder demostrar que los tratamientos de datos que lleve a cabo son conformes con el citado RGPD. Para ello, el RGPD ha establecido una serie de lo que podríamos denominar instrumentos de garantía. Entre ellos figura el Registro de Actividades de Tratamiento. Por actividad de tratamiento debe entenderse cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

Con la normativa anterior, se establecía la obligación de que los responsables de tratamientos de datos inscribiesen sus ficheros en un registro llevado al efecto por las Autoridades de Control (en nuestro país, la Agencia Española de Protección de Datos). El RGPD suprime esa exigencia y establece, en su artículo 30, la obligación de que cada responsable (el Ayuntamiento) lleve un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. El registro deberá contener la información que se especifica en el apartado 1 de dicho precepto, deberá constar por escrito, incluso en formato electrónico, y estará a disposición de la Autoridad de Control que lo solicite. En el caso del Ayuntamiento, dicho Registro será publico y accesible por medios electrónicos, tal y como exige el artículo 31.1 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y el art. 6 bis de la Ley 19/2013 de Transparencia.

Ajustándose a los apartados señalados en la norma, en el Registro se han incluido las grandes actividades de tratamiento de esta Administración Local (Padrón, Terceros, padrones fiscales, Registro General de Entrada, SIUSS, etc.), en las que intervienen diferentes Unidades y Servicios Municipales, así como aquellas bases de datos específicas que pudieran manejar las diferentes Unidades o Servicios. No se incluyen actuaciones consistentes en el acceso de Unidades o Servicios Municipales a plataformas o bases de datos de otras Administraciones Públicas, al no ser la titularidad y la gestión de dichas plataformas competencia municipal. Algunas Unidades no manejan bases o ficheros de datos específicos, sino que son destinatarias de datos procedentes de la actividad de Registro de Entrada o intervienen en la emisión de informes en los diferentes expedientes. Es decir, que obviamente tienen contacto con datos personales, como no puede ser de otra manera en una Administración Pública, pero no efectúan un almacenamiento o tratamiento específico, de manera que su actuación no se ve reflejada en una ficha específica del Registro.

Así, por ejemplo, hay Unidades que han manifestado que no efectúan actividades de tratamiento más allá de las que se derivan de la tramitación de los expedientes administrativos de su competencia. Entendemos que esas actividades se encuadran en la actividad Registro de Entrada, en la que los diferentes Servicios y Unidades Municipales aparecen como destinatarios de esos datos, sujetándose la tramitación de los expedientes específicos a lo dispuesto en la normativa de procedimiento administrativo, de transparencia y, por supuesto, de protección de datos, pero sin entender que cada tramitación de un expediente administrativo o cada actuación dentro de esa tramitación es una actividad de tratamiento a efectos del Registro, lo que conduciría a una hipertrofia del mismo, convirtiéndolo en una herramienta ineficaz. Tampoco se incluyen "bases de datos" que recogen documentación generada por el propio Ayuntamiento y que responden, en algunos casos, a previsiones legales, como los libros de actas o los libros de decretos, o al simple control puramente interno de información por las Unidades. Sí se han recogido aquellas bases de datos que, aunque estén relacionadas con expedientes administrativos, permitan un tratamiento sistematizado de los datos personales u ofrezcan un cúmulo de datos que ya las haga susceptibles de control y protección, aunque estén previstas para el uso puramente interno de las Unidades Administrativas.

En todo caso, el Registro es una figura dinámica cuyo contenido tiene, necesariamente, que variar para ajustarse a la realidad de la actividad municipal, a las previsiones normativas y a los criterios interpretativos que vaya fijando la Autoridad de Control, de manera que el criterio seguido es susceptible de revisión en el momento en que resulte necesario.

El funcionamiento del Registro de Actividades de Tratamiento se ajusta a las siguientes reglas básicas:

  1. La actualización de la información material que contenga ese Registro, en relación con las diferentes actividades de tratamiento, corresponderá a cada Unidad, Área o Servicio, en función de su competencia por razón de la materia, y que constará en la correspondiente ficha.
  2. Al amparo de lo dispuesto en el artículo 31.1, párrafo tercero de la Ley Orgánica 3/2018, cada Unidad, Área o Servicio deberá comunicar con carácter previo al Delegado de Protección de Datos las adiciones, supresiones o modificaciones que se produzcan en el Registro de Actividades de Tratamiento.
  3. Toda adición, modificación o supresión que se verifique en el Registro de Actividades de Tratamiento deberá adoptarse mediante Decreto de Alcaldía Presidencia.
    El establecimiento del Registro de Actividades de tratamiento se adoptó por Decreto de Alcaldía Presidencia n.º 1325/2019, de 30 de mayo, que ordenó la publicación del mismo en el portal de Transparencia del Ayuntamiento de Teruel.

Documentos

27 de Junio de 2019

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